E-Mail-Vorlagen (Auto-Antworten)
Mit E-Mail-Vorlagen antwortet Logensa automatisch auf Kundenanfragen — zum Beispiel mit einer Eingangsbestätigung, sobald ein Ticket erstellt wird. So weiß jede Kundin sofort: Die Nachricht ist angekommen.
Welche Auto-Antworten gibt es?
| Vorlage | Wird gesendet, wenn … |
|---|---|
| „Ticket erstellt" | … aus einer eingehenden E-Mail ein neues Ticket entsteht |
| „Ticket gelöst" | … ein Ticket auf den Status Gelöst gesetzt wird |
Auto-Antworten einrichten
- Profilbild → „Organisation" → „Ticket-Einstellungen"
- Zum Reiter „E-Mail-Vorlagen" wechseln und auf „Bearbeiten" klicken
- „Auto-Antwort aktivieren" einschalten
- Die beiden Vorlagen bearbeiten — oder den mitgelieferten Standard verwenden
- Speichern
Die Auto-Antworten funktionieren erst, wenn dein E-Mail-Postfach verbunden ist — sie werden über dein eigenes Postfach verschickt.
Platzhalter verwenden
In den Vorlagen kannst du Platzhalter einsetzen, die Logensa beim Versand automatisch ersetzt. Verfügbar sind (werden auch auf der Seite angezeigt): {{ticket_number}}, {{ticket_title}} und {{ticket_status}}.
Beispiel Eingangsbestätigung:
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir haben Ihre Anfrage unter der
Ticket-Nummer {{ticket_number}} aufgenommen und melden uns
schnellstmöglich bei Ihnen.
Freundliche Grüße
Ihr Team vom Logensa Pflegedienst
Halte Auto-Antworten kurz und freundlich — und versprich nur Reaktionszeiten, die dein Team auch halten kann.
Und für individuelle Antworten?
Für die persönliche Antwort im Ticket nutzt du den E-Mail-Composer. Deine E-Mail-Signatur wird dabei automatisch angehängt.
Wiederkehrende Textbausteine (z. B. Anfahrtsbeschreibung, Preisliste) legst du am besten als Seite im Wiki ab — so hat das ganze Team immer den aktuellen Stand und kann den Text von dort kopieren.