Tickets bearbeiten

So findest, beantwortest und verteilst du Tickets: zuweisen, antworten, Notizen schreiben, Aufgaben erstellen. E-Mail-Tickets setzen ein verbundenes Postfach voraus.

Tickets finden und filtern

Links wählst du Alle Tickets, Meine Tickets (dir zugewiesen), einen Status oder eine Priorität. Abgelegte Tickets liegen unter Geschlossen.

Links Meine Tickets und eine Priorität wählen

Die Suche findet Tickets über Titel oder Ticket-Nummer.

Ein Ticket über Nummer oder Titel suchen

Die Spaltenköpfe Status, Priorität und Zugewiesen an filtern nach mehreren Werten.

Im Spaltenkopf Status mehrere Werte ankreuzen

Status, Priorität und Zuweisung änderst du per Klick direkt in der Zeile. Ein farbiger Punkt in der Zeile zeigt ungelesene neue Antworten.

Status und Zuweisung direkt in der Listenzeile ändern

Ticket manuell anlegen

1. Klicke links oben auf Neues Ticket.
2. Trage Tickettitel und Kontakt ein (beides Pflicht). Fehlt die Person, klicke auf Neuen Kontakt anlegen.
3. Optional: Wähle unter Zugewiesen an, wer sich kümmert.
4. Klicke auf Ticket erstellen.

Neues Ticket mit Titel, Kontakt und Zuweisung anlegen

Beschreibung, Priorität und Fälligkeit ergänzt du danach im Ticket.

Kontakt fehlt noch?

Klicke im Feld Kontakt auf Neuen Kontakt anlegen, ergänze die Daten und klicke auf Kontakt erstellen.

Direkt aus dem Dialog einen neuen Kontakt anlegen

Was steht im Ticket?

Bereich	Funktion
Status (oben)	Per Klick ändern
Kontakt	Um wen es geht. Bei E-Mail-Tickets automatisch gesetzt
Zugewiesen an	Wer das Ticket bearbeitet. Die Person wird benachrichtigt
Priorität	Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend
Fälligkeitsdatum	Bis wann es erledigt sein soll, auf Wunsch mit Uhrzeit
Anhänge	Dateien aus E-Mails und eigene Uploads (max. 10 MB pro Datei)

Zuweisen, Fälligkeit und Anhänge

Über + neben Zugewiesen an die bearbeitende Person wählen

Fälligkeitsdatum im Kalender wählen und eine Uhrzeit ergänzen

Über die Büroklammer bei Anhänge eine Datei hochladen

Tabs und Verlauf

Darunter liegen die Tabs E-Mails, Interne Notizen, Aufgaben, Checklisten und Aktivität. Aktivität zeigt automatisch, wer wann was geändert hat. Nach dem Zusammenführen kommt der Tab Zusammengeführte Tickets dazu.

Der Tab Aktivität zeigt, wer wann was geändert hat

Das ⋯-Menü

Im ⋯-Menü oben rechts findest du In Chat senden und Ticket löschen. Löschen ist endgültig und fragt vorher nach.

Das ⋯-Menü mit In Chat senden und Ticket löschen

In Chat senden: Chat wählen, Nachricht ergänzen, senden

Per E-Mail antworten

1. Klicke im Tab E-Mails auf E-Mail schreiben.
2. An enthält schon den Kontakt. Über CC fügst du weitere Empfänger hinzu.
3. Schreib deine Nachricht. Deine E-Mail-Signatur steht schon darunter.
4. Anhänge: Die Büroklammer lädt eine neue Datei hoch, Datei anhängen nimmt eine vorhandene Ticket-Datei.
5. Klicke auf Senden.

Antwort schreiben, einen CC-Empfänger hinzufügen und senden

Datei anhängen legt eine vorhandene Ticket-Datei an die E-Mail

E-Mail später senden

Klicke auf den Pfeil neben Senden, wähle Datum und Uhrzeit und klicke auf Planen. Bis zum Versand kannst du die E-Mail im Verlauf mit Abbrechen stoppen.

Senden planen: Datum und Uhrzeit wählen

Interne Notizen schreiben

Interne Notizen sieht nur dein Team, nie die Kundschaft. Ideal für Übergaben. Schreib die Notiz im Tab Interne Notizen und klicke auf Notiz hinzufügen.

Interne Notiz schreiben und hinzufügen

Jemanden per @ benachrichtigen

Tipp in der Beschreibung des Tickets @ und wähle eine Person. Sie bekommt die Benachrichtigung In Ticket erwähnt. In internen Notizen funktioniert das nicht.

In der Beschreibung @ tippen und eine Person wählen

Aufgaben aus dem Ticket erstellen

Steckt hinter einem Ticket Arbeit für mehrere Personen, verteilst du sie als Aufgaben (z. B. Erstgespräch und Pflegevertrag bei einer Neuaufnahme).

1. Klicke im Tab Aufgaben auf Aufgabe erstellen.
2. Wähle Board, Spalte, Titel, Zuweisung und Fälligkeit und klicke auf Speichern.

Aus dem Ticket eine Aufgabe erstellen

Eine bestehende Aufgabe verbindest du über Vorhandene verknüpfen. Jede Aufgabe erscheint zusätzlich unter Aufgaben.

Eine vorhandene Aufgabe mit dem Ticket verknüpfen

Checkliste einfügen

1. Klicke im Tab Checklisten auf Hinzufügen.
2. Wähle eine Checklisten-Vorlage.
3. Hake die Punkte im Ticket ab. Der Fortschritt (z. B. 3/5) ist für alle sichtbar.

Im Tab Checklisten eine Vorlage einfügen

Punkte abhaken, der Fortschritt ist für alle sichtbar

Die Vorlage selbst bleibt dabei unverändert.

Tickets zusammenführen

Schreibt jemand zweimal zum selben Anliegen:

1. Hake in der Liste mindestens zwei Tickets an.
2. Klicke auf Tickets zusammenführen.
3. Wähle das Hauptticket und klicke auf Zusammenführen.

Zwei Tickets zum selben Anliegen zusammenführen

Kommentare, E-Mails, Anhänge und Aufgaben wandern ins Hauptticket. Die anderen Tickets werden geschlossen.

Wie kommt der Kontakt ins Ticket?

Bei E-Mail-Tickets sucht Logensa den Absender in den Kontakten und verknüpft ihn. Ist die Adresse unbekannt, legt Logensa einen neuen Kontakt an. Ändern kannst du den Kontakt über + neben Kontakt.

Über + neben Kontakt einen Kontakt suchen und verknüpfen

Geschlossenes Ticket wieder öffnen

Wähle links Geschlossen, öffne das ⋯-Menü der Zeile und klicke auf Wiedereröffnen.

Ein geschlossenes Ticket wiedereröffnen

Antwortet die Kundschaft auf ein geschlossenes Ticket, öffnet es sich von selbst wieder.