Tickets bearbeiten

Sobald dein E-Mail-Postfach verbunden ist, landen Anfragen automatisch als Tickets in Logensa. Diese Seite erklärt alle Funktionen rund um das Bearbeiten.

Die Ticket-Liste

Im Modul Tickets siehst du alle Tickets deiner Organisation:

• Links filtern nach Alle Tickets, Meine Tickets, Status (Offen, In Bearbeitung, Wartend, Gelöst, Geschlossen) und Priorität (Dringend, Hoch, Mittel, Niedrig)
• Suche oben durchsucht Betreff und Inhalt
• Status, Priorität und Zuweisung kannst du direkt in der Liste umstellen — einfach auf das jeweilige Feld in der Zeile klicken
• Spalten passt du über den Button oben rechts an
• Mit den Checkboxen wählst du mehrere Tickets aus und änderst sie gemeinsam (zuweisen, Status/Priorität setzen, zusammenführen, löschen)

Tickets zusammenführen

Schreibt dieselbe Person zweimal zum selben Anliegen? Wähle beide Tickets aus und führe sie zu einem Ticket zusammen — der Verlauf bleibt vollständig erhalten.

Ticket manuell erstellen

Nicht jede Anfrage kommt per E-Mail. Nach einem Anruf legst du ein Ticket selbst an:

1. Klicke oben links auf „+ Neues Ticket"
2. Tickettitel und Kontakt eintragen (beides Pflicht — den Kontakt wählst du aus deiner Kontaktliste), optional gleich eine Person zuweisen
3. „Ticket erstellen" — Beschreibung, Priorität und Fälligkeitsdatum ergänzt du danach in der Detailansicht

Das Ticket im Überblick

Ein Klick auf ein Ticket öffnet die Detailansicht:

Feld	Funktion
Status (oben)	Offen → In Bearbeitung → Wartend → Gelöst → Geschlossen
Kontakt	Die Kundin / der Kunde zu diesem Ticket. Bei E-Mail-Tickets automatisch verknüpft; mit + manuell zuordenbar.
Zugewiesen an	Wer bearbeitet das Ticket? Die Person wird benachrichtigt.
Priorität	Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend.
Fälligkeitsdatum	Bis wann soll das Ticket erledigt sein? Überfällige Tickets erscheinen auf dem Dashboard.
Anhänge	Alle Dateien aus dem E-Mail-Verlauf plus manuell hochgeladene Dateien.

Darunter liegen die fünf Arbeits-Tabs — jeder hat einen eigenen Abschnitt auf dieser Seite: E-Mails, Interne Notizen, Aufgaben, Checklisten und Aktivität.

E-Mails — mit Kund:innen kommunizieren

Im Tab „E-Mails" läuft die gesamte Kommunikation mit der Kundin: Du siehst den kompletten Verlauf und antwortest direkt aus Logensa — die Antwort geht über euer verbundenes Postfach raus, deine Signatur hängt automatisch darunter.

E-Mail schreiben

1. Klicke auf „E-Mail schreiben"
2. An ist bei Tickets mit Kontakt vorausgefüllt; weitere Empfänger und CC kannst du ergänzen
3. Nachricht schreiben — die Werkzeugleiste bietet Fett, Kursiv, Überschriften, Listen, Zitate und Links
4. Senden

Anhänge mitsenden

Über die Büroklammer unten links hängst du Dateien an — neue vom Rechner oder vorhandene Ticket-Anhänge (z. B. das Dokument, das die Kundin geschickt hat) erneut mitsenden.

E-Mail planen (zeitversetzt senden)

Neben dem Senden-Button sitzt ein Pfeil — er öffnet „Senden planen": Wähle im Kalender Datum und Uhrzeit und klicke auf „Planen". Logensa verschickt die E-Mail dann automatisch — z. B. schreibst du die Antwort abends fertig und sie geht erst am nächsten Morgen um 8:00 Uhr raus. Geplante E-Mails erscheinen im Verlauf mit dem Hinweis „Geplant für …" und lassen sich bis zum Versand abbrechen.

Wiederkehrende Texte (Vorlagen)

• Automatische Antworten (Eingangsbestätigung, Abschluss-Mail) richtest du einmalig unter E-Mail-Vorlagen ein.
• Für Textbausteine, die du oft von Hand verschickst (Preisliste, Anfahrt, Aufnahme-Infos), lege einen Ordner „E-Mail-Vorlagen" im Wiki an — so pflegt das ganze Team die Texte an einem Ort und kopiert sie bei Bedarf in die E-Mail.
• Ein Formular (z. B. den Aufnahmebogen) sendest du der Kundin direkt aus dem Ticket — siehe Checklisten & Formulare.

Interne Notizen — Übergaben im Team

Interne Notizen sind nur für dein Team sichtbar — die Kundin bekommt davon nichts mit. Sie sind das Übergabe-Instrument im Ticket:

• Zusammenfassen, was telefonisch besprochen wurde: „Frau Öztürk ruft Donnerstag zurück, möchte Angebot bis Freitag"
• Übergeben an die nächste Schicht oder Kolleg:in: Die Notiz steht dauerhaft am Vorgang — besser als jeder Zettel
• Notiz schreiben → „Notiz hinzufügen" — sie erscheint mit Name und Zeitpunkt

Kolleg:innen aktiv benachrichtigen

Willst du, dass jemand sofort davon erfährt? Erwähne die Person mit @ in der Beschreibung des Tickets — sie bekommt die Benachrichtigung „In Ticket erwähnt". Erwähnungen funktionieren genauso in Aufgaben, Wiki und Chat.

Aufgaben — Arbeit im Team verteilen

Hinter einem Ticket steckt oft Arbeit für mehrere Personen. Beispiel Patientenaufnahme (Ticket „Neuaufnahme Herr Becker"):

• Anna soll das Erstgespräch vor Ort führen
• Thomas soll Herrn Becker im Dienstplan einplanen
• Mark bereitet den Pflegevertrag vor

Genau dafür ist der Tab „Aufgaben": Jeder Teilschritt wird eine eigene Aufgabe — mit eigener Zuweisung und Frist. Alles bleibt übersichtlich unter dem einen Ticket, und gleichzeitig sieht jede:r die eigene Aufgabe ganz normal in ihrem/seinem Aufgaben-Bereich auf dem Board.

• „Aufgabe erstellen" — wähle das Ziel-Board und die Spalte (dein eigenes Board oder ein Team-Board), gib Titel, Zuweisung und Fälligkeit an; sogar Unteraufgaben (auch aus einer Checklisten-Vorlage) kannst du direkt mitgeben
• „Vorhandene verknüpfen" — verbindet das Ticket mit einer Aufgabe, die es schon gibt

Im Tab siehst du jederzeit Status und Zuständige aller verknüpften Aufgaben — und in der Aufgabe den Verweis zurück zum Ticket:

Checklisten & Formulare — Standard-Abläufe

Für wiederkehrende Abläufe wie die Patientenaufnahme legt ihr einmal eine Checklisten-Vorlage mit allen wichtigen Punkten an (Erstgespräch, Pflegevertrag, Medikamentenplan, Notfallkontakte …). Im Ticket fügt sie jede:r mit zwei Klicks ein — so geht nichts vergessen oder verloren, auch wenn die Aufnahme jemand zum ersten Mal macht:

1. Tab „Checklisten" → „+ Hinzufügen"
2. Vorlage wählen (z. B. „Neuaufnahme Klient:in")
3. Punkte direkt im Ticket abhaken — der Fortschritt (z. B. 3/5) ist fürs ganze Team sichtbar

Über denselben Dialog hängst du auch ein Formular ans Ticket — z. B. den Aufnahmebogen. Das angehängte Formular kannst du der Kundin direkt aus dem Ticket per E-Mail senden: Sie bekommt einen Ausfülllink (ohne Logensa-Konto), und die Antworten landen im Formular-Modul.

Beim Einfügen entsteht immer eine Kopie — Änderungen im Ticket verändern die Vorlage nicht.

Aktivität — das automatische Protokoll

Der Tab „Aktivität" ist das automatische Logbuch des Tickets: Das System protokolliert wichtige Ereignisse — Statuswechsel, Prioritätsänderungen, Zuweisungen, Kommentare, Anhänge — jeweils mit Person und Zeitpunkt. Niemand muss dafür etwas tun; so ist auch nach Wochen nachvollziehbar, wer was wann entschieden hat.

Automatische Kontakt-Verknüpfung

Kommt ein Ticket per E-Mail herein, sucht Logensa den Absender in deinen Kontakten:

• Bekannte E-Mail-Adresse → das Ticket wird automatisch mit dem Kontakt verknüpft
• Unbekannte Adresse → Logensa legt automatisch einen neuen Kontakt an

So siehst du im Ticket immer, mit wem du sprichst — und beim Kontakt alle bisherigen Anfragen.

Tipps für schnelles Arbeiten

• Auto-Antwort-Vorlagen bestätigen den Eingang jeder Anfrage automatisch — niemand wartet im Ungewissen.
• E-Mail-Signatur einmal einrichten — sie hängt automatisch unter jeder Antwort.
• @-Erwähnungen sind schneller als jede Rückfrage per Chat — die Info steht direkt am Vorgang.
• Nutze das Fälligkeitsdatum konsequent: Überfällige Tickets tauchen automatisch auf dem Dashboard auf.