E-Mail im Ticket-System konfigurieren

Damit Logensa Kundenanfragen automatisch als Tickets anlegt und Antworten aus deiner eigenen E-Mail-Adresse versendet, musst du dein Postfach einmalig hinterlegen.

Logensa unterstützt jeden Standard-E-Mail-Anbieter, der IMAP (Empfang) und SMTP (Versand) anbietet — z. B. Microsoft 365, Google Workspace, IONOS, Strato, mailbox.org, Netcup und alle eigenen Mailserver.

Voraussetzungen

Du brauchst von deinem E-Mail-Anbieter:

• IMAP-Server-Adresse (z. B. imap.ionos.de) und Port (üblich: 993 mit TLS).
• SMTP-Server-Adresse (z. B. smtp.ionos.de) und Port (üblich: 465 mit TLS oder 587 mit STARTTLS).
• Benutzername (meist die vollständige E-Mail-Adresse).
• Passwort — bei modernen Anbietern oft ein App-Passwort, nicht dein normales Konto-Passwort.

:::caution App-Passwörter Microsoft 365 und Google Workspace akzeptieren in der Regel keine Account-Passwörter mehr. Erstelle stattdessen ein App-Passwort:

• Microsoft: App-Kennwörter erstellen
• Google: App-Passwörter :::

Schritt 1: Zu den Ticket-Einstellungen navigieren

Klick auf dein Profil-Icon oben rechts und wähle Organisationseinstellungen. Wechsle dann auf den Tab Ticket-Einstellungen.

In den Ticket-Einstellungen findest du zwei Bereiche:

• E-Mail-Server — IMAP- und SMTP-Verbindung deines Postfachs
• E-Mail-Vorlagen — Standard-Antworten für wiederkehrende Anfragen

Schritt 2: E-Mail-Adresse eintragen

Im Block E-Mail-Server trägst du oben die Adresse ein, unter der Kunden dich erreichen und Antworten verschickt werden (z. B. support@deine-firma.de).

Schritt 3: Versand (SMTP) einrichten

Im Block Ausgehende Mail (SMTP):

Feld	Beispiel	Beschreibung
SMTP-Server	smtp.ionos.de	SMTP-Server deines Anbieters
Port	465	Mit TLS (alternativ 587 mit STARTTLS)
Sicherheit	SSL/TLS oder TLS (STARTTLS)	Je nach Port
Benutzername	support@deine-firma.de	Vollständige E-Mail-Adresse
Passwort	••••••••	App-Passwort, falls erforderlich

Schritt 4: Empfang (IMAP) einrichten

Im Block Eingehende Mail (IMAP):

Feld	Beispiel	Beschreibung
IMAP-Server	imap.ionos.de	IMAP-Server deines Anbieters
Port	993	Standard für IMAP über TLS
Sicherheit	SSL/TLS	Empfohlen: TLS
Benutzername	support@deine-firma.de	meist identisch zu SMTP
Passwort	••••••••	meist identisch zu SMTP

Schritt 5: Speichern

Klick auf Speichern unten im Formular. Logensa prüft im Hintergrund die Verbindung — bei erfolgreicher Konfiguration siehst du eine grüne Bestätigung.

tipp

Sobald gespeichert: Schick eine Test-Mail an die hinterlegte Adresse. Innerhalb weniger Minuten sollte ein neues Ticket im Modul Tickets erscheinen.

Häufige Anbieter — Schnell-Referenz

Microsoft 365 / Outlook

IMAP: outlook.office365.com:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.office365.com:587 (TLS / STARTTLS)

→ App-Passwort erforderlich, MFA muss aktiv sein.

Google Workspace / Gmail

IMAP: imap.gmail.com:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.gmail.com:465 (SSL/TLS)

→ App-Passwort erforderlich, 2FA muss aktiv sein.

IONOS

IMAP: imap.ionos.de:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.ionos.de:465 (SSL/TLS)

Strato

IMAP: imap.strato.de:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.strato.de:465 (SSL/TLS)

mailbox.org

IMAP: imap.mailbox.org:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.mailbox.org:465 (SSL/TLS)

Netcup

IMAP: <dein-server>.netcup.net:993 (SSL/TLS)
SMTP: <dein-server>.netcup.net:465 (SSL/TLS)

(Die genaue Server-Adresse findest du in deinem Netcup-CCP unter Mail → Mailpostfächer → Postfach-Details.)

Fehlerbehebung

Fehlermeldung / Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Authentication failed	Falsches Passwort, oder App-Passwort nötig	App-Passwort erstellen und eintragen
Connection timed out	Falscher Host oder Port	Daten beim Anbieter prüfen
Self-signed certificate	Eigener Mailserver ohne offizielles Zertifikat	Beim Anbieter Zertifikat installieren
Mails kommen nicht an	Ordner-Filter beim Anbieter	IMAP-Ordner auf INBOX stellen
Antworten werden nicht zum Ticket zugeordnet	Betreff manuell geändert (Ticket-ID entfernt)	Originalbetreff beibehalten

Wenn du Hilfe bei der Einrichtung brauchst: support@logensa.eu — wir richten dein Postfach gerne gemeinsam mit dir ein.