Schritt 4: E-Mail für das Ticket-System einrichten
Damit Logensa Kundenanfragen automatisch zu Tickets macht und Antworten in Deinem Namen verschickt, verbindest Du jetzt einmalig Dein E-Mail-Postfach mit Logensa.
Das ist der wichtigste Schritt für das Ticket-System — danach landet jede Kunden-Mail direkt als Ticket in Deinem Logensa.
Was passiert hier eigentlich?
Logensa muss zwei Dinge können:
- Eingehende E-Mails abholen — damit Anfragen Deiner Kunden zu Tickets werden. Dafür braucht Logensa IMAP-Zugang zu Deinem Postfach.
- E-Mails versenden — damit Deine Antworten an die Kunden gehen. Dafür braucht Logensa SMTP-Zugang.
IMAP ist also der „Briefträger, der Briefe holt", SMTP ist der „Briefträger, der Briefe verschickt". Beide werden von Deinem E-Mail-Anbieter (z. B. IONOS, Microsoft, Google) zur Verfügung gestellt.
Was Du vorbereiten solltest
Hol Dir vor dem Start diese fünf Angaben von Deinem E-Mail-Anbieter:
- Deine E-Mail-Adresse (z. B.
support@deine-firma.de) - IMAP-Server-Adresse und Port (z. B.
imap.ionos.de:993) - SMTP-Server-Adresse und Port (z. B.
smtp.ionos.de:465) - Benutzername (meistens Deine E-Mail-Adresse)
- Passwort — bei modernen Anbietern oft ein App-Passwort (siehe unten)
Logensa unterstützt alle gängigen Anbieter: Microsoft 365, Google Workspace, IONOS, Strato, mailbox.org, Netcup und auch eigene Mailserver.
Was ist ein „App-Passwort" und warum brauche ich es?
Bei modernen Anbietern wie Microsoft 365 oder Google Workspace funktioniert Dein normales Konto-Passwort nicht mehr für solche Verbindungen — das ist eine Sicherheitsmaßnahme, weil Dein normales Passwort auch Zugriff auf andere wichtige Dinge hat (z. B. Online-Banking-Bestätigungen).
Stattdessen erstellst Du ein App-Passwort: Das ist ein zusätzliches Passwort, das nur für eine bestimmte App (in diesem Fall Logensa) gilt. Du kannst es jederzeit widerrufen, ohne Dein Hauptpasswort ändern zu müssen.
:::caution App-Passwörter erstellen
- Microsoft 365 / Outlook: App-Kennwörter erstellen — die Zwei-Faktor-Authentifizierung muss bei Dir aktiv sein.
- Google / Gmail: App-Passwörter erstellen — auch hier muss 2FA aktiv sein.
Bei kleineren Anbietern wie IONOS, Strato oder mailbox.org reicht oft Dein normales E-Mail-Passwort. :::
So gehst Du vor
1. Zu den Ticket-Einstellungen wechseln
Klicke oben rechts auf Dein Profil-Bild und dann auf „Organisationseinstellungen". Wechsle dort auf den Tab „Ticket-Einstellungen".
Du siehst zwei Bereiche:
- E-Mail-Server — hier richtest Du IMAP und SMTP ein
- E-Mail-Vorlagen — vorgefertigte Standard-Antworten (kannst Du später machen)
2. Deine E-Mail-Adresse eintragen
Trage ganz oben die Adresse ein, unter der Deine Kunden Dich erreichen und unter der Antworten verschickt werden — z. B. support@deine-firma.de.
3. Versand einrichten (SMTP — der „rausgehende Briefträger")
Im Block „Ausgehende Mail (SMTP)":
| Feld | Beispiel | Was bedeutet das? |
|---|---|---|
| SMTP-Server | smtp.ionos.de | Die Server-Adresse von Deinem E-Mail-Anbieter |
| Port | 465 | Eine Art „Tür-Nummer" beim Server. 465 mit SSL/TLS oder 587 mit STARTTLS |
| Sicherheit | SSL/TLS oder STARTTLS | Verschlüsselung — passt zum Port |
| Benutzername | support@deine-firma.de | Meist Deine vollständige E-Mail-Adresse |
| Passwort | •••••••• | Dein normales E-Mail-Passwort oder ein App-Passwort |
4. Empfang einrichten (IMAP — der „abholende Briefträger")
Im Block „Eingehende Mail (IMAP)":
| Feld | Beispiel | Was bedeutet das? |
|---|---|---|
| IMAP-Server | imap.ionos.de | Die Server-Adresse zum Abholen |
| Port | 993 | Standard für IMAP mit Verschlüsselung |
| Sicherheit | SSL/TLS | Empfohlen — sichere Verbindung |
| Benutzername | support@deine-firma.de | Meist identisch mit SMTP |
| Passwort | •••••••• | Meist identisch mit SMTP |
5. Speichern
Klicke unten auf „Speichern". Logensa prüft jetzt automatisch, ob die Verbindung funktioniert. Wenn alles passt, siehst Du eine grüne Bestätigung. Falls nicht: schau in die Fehlerbehebung unten oder kontaktiere uns.
:::tip Test machen Sobald gespeichert: Schick Dir selbst eine Test-Mail an die eingerichtete Adresse. Nach 1–2 Minuten sollte ein neues Ticket im Modul „Tickets" erscheinen. So weißt Du sicher, dass alles funktioniert. :::
Schnell-Referenz — die häufigsten Anbieter
Hier die fertigen Daten für die bekanntesten Anbieter, damit Du nicht lange suchen musst.
Microsoft 365 / Outlook
IMAP: outlook.office365.com:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.office365.com:587 (TLS / STARTTLS)
→ App-Passwort nötig, Zwei-Faktor-Authentifizierung muss aktiv sein.
Google Workspace / Gmail
IMAP: imap.gmail.com:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.gmail.com:465 (SSL/TLS)
→ App-Passwort nötig, 2FA muss aktiv sein.
IONOS
IMAP: imap.ionos.de:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.ionos.de:465 (SSL/TLS)
Strato
IMAP: imap.strato.de:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.strato.de:465 (SSL/TLS)
mailbox.org
IMAP: imap.mailbox.org:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.mailbox.org:465 (SSL/TLS)
Netcup
IMAP: <dein-server>.netcup.net:993 (SSL/TLS)
SMTP: <dein-server>.netcup.net:465 (SSL/TLS)
(Die genaue Server-Adresse findest Du in Deinem Netcup-CCP unter Mail → Mailpostfächer → Postfach-Details.)
Fehlerbehebung
| Fehlermeldung / Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Was tun? |
|---|---|---|
Authentication failed | Falsches Passwort, oder App-Passwort wird gebraucht | App-Passwort erstellen und stattdessen eintragen |
Connection timed out | Falscher Server-Name oder Port | Daten beim E-Mail-Anbieter nochmal prüfen |
Self-signed certificate | Eigener Mailserver ohne offizielles Zertifikat | Beim Anbieter ein gültiges Zertifikat installieren lassen |
| E-Mails kommen nicht in Logensa an | Filter beim E-Mail-Anbieter sortiert sie woanders hin | IMAP-Ordner auf INBOX stellen |
| Antworten werden nicht zum Ticket zugeordnet | Betreff wurde manuell geändert (Ticket-Nummer entfernt) | Den Original-Betreff inkl. Ticket-Nummer beibehalten |
Wenn nichts hilft: Schreib uns an support@logensa.eu — wir richten Dein Postfach gerne gemeinsam mit Dir ein. Bitte kein Passwort per E-Mail schicken — wir vereinbaren dann einen Termin.
Geschafft!
Du hast jetzt alle vier Schritte erledigt:
- ✅ Konto registriert
- ✅ Mitarbeiter eingeladen
- ✅ Zahlungsmethode hinterlegt
- ✅ E-Mail-Postfach verbunden
Du kannst Logensa jetzt produktiv im Alltag einsetzen. Schau Dich gerne im Wiki um — dort findest Du Anleitungen zu allen weiteren Funktionen wie Aufgaben, Chat, Kalender und Kontakte.