Schritt 4: E-Mail für das Ticket-System einrichten
Damit Logensa Kundenanfragen automatisch zu Tickets macht und Antworten in Deinem Namen verschickt, verbindest Du jetzt einmalig Dein E-Mail-Postfach mit Logensa.
Was passiert hier eigentlich?
Logensa muss zwei Dinge können:
- Eingehende E-Mails abholen — damit Anfragen Deiner Kunden zu Tickets werden. Dafür braucht Logensa IMAP-Zugang zu Deinem Postfach.
- E-Mails versenden — damit Deine Antworten an die Kunden gehen. Dafür braucht Logensa SMTP-Zugang.
IMAP ist der „Briefträger, der Briefe holt", SMTP der „Briefträger, der Briefe verschickt". Beide stellt Dein E-Mail-Anbieter (z. B. IONOS, Microsoft, Google) zur Verfügung.
Was Du vorbereiten solltest
Hol Dir vor dem Start diese fünf Angaben von Deinem E-Mail-Anbieter:
- Deine E-Mail-Adresse (z. B.
support@deine-firma.de) - IMAP-Server-Adresse und Port (z. B.
imap.ionos.de:993) - SMTP-Server-Adresse und Port (z. B.
smtp.ionos.de:465) - Benutzername (meistens Deine E-Mail-Adresse)
- Passwort — bei Microsoft 365 und Google ein App-Passwort (siehe unten)
Was ist ein „App-Passwort" und warum brauche ich es?
Bei Microsoft 365 und Google Workspace funktioniert das normale Konto-Passwort für solche Verbindungen nicht mehr — eine Sicherheitsmaßnahme. Stattdessen erstellst Du ein App-Passwort: ein zusätzliches Passwort, das nur für Logensa gilt und jederzeit widerrufen werden kann.
- Microsoft 365 / Outlook: App-Kennwörter erstellen — Zwei-Faktor-Authentifizierung muss aktiv sein.
- Google / Gmail: App-Passwörter erstellen — auch hier muss 2FA aktiv sein.
Bei Anbietern wie IONOS, Strato oder mailbox.org reicht meist das normale E-Mail-Passwort.
So gehst Du vor
1. Zu den Ticket-Einstellungen wechseln
Klicke oben rechts auf Dein Profilbild → „Organisation" und wähle links „Ticket-Einstellungen".
Du findest dort zwei Bereiche:
- E-Mail-Server — hier richtest Du SMTP und IMAP ein
- E-Mail-Vorlagen — automatische Antworten (kannst Du später machen)
2. Absender eintragen
Trage die Absender-E-Mail (unter der Deine Kunden Dich erreichen, z. B. support@deine-firma.de) und den Absender-Namen (z. B. „Logensa Pflegedienst") ein.
3. Versand einrichten (SMTP)
| Feld | Beispiel | Was bedeutet das? |
|---|---|---|
| SMTP-Server | smtp.ionos.de | Server-Adresse Deines Anbieters |
| Port | 465 | „Tür-Nummer" beim Server: 465 mit SSL/TLS oder 587 mit STARTTLS |
| Sicherheit | SSL/TLS oder STARTTLS | Verschlüsselung — passend zum Port |
| Benutzername | support@deine-firma.de | Meist die vollständige E-Mail-Adresse |
| Passwort | •••••••• | E-Mail-Passwort oder App-Passwort |
4. Empfang einrichten (IMAP)
| Feld | Beispiel | Was bedeutet das? |
|---|---|---|
| IMAP-Server | imap.ionos.de | Server-Adresse zum Abholen |
| Port | 993 | Standard für IMAP mit Verschlüsselung |
| Sicherheit | SSL/TLS | Verschlüsselung — empfohlen |
| Benutzername / Passwort | Meist identisch mit SMTP |
Aktiviere außerdem „E-Mail-Verarbeitung aktivieren" — erst dann holt Logensa eingehende Mails ab und macht Tickets daraus.
5. Verbindung testen und speichern
Klicke auf „Verbindung testen" — Logensa prüft SMTP und IMAP. Wenn alles grün ist: „Änderungen speichern".
Schick Dir selbst eine Test-Mail an die eingerichtete Adresse. Nach 1–2 Minuten sollte ein neues Ticket im Modul Tickets erscheinen.
Schnell-Referenz — die häufigsten Anbieter
Microsoft 365 / Outlook
IMAP: outlook.office365.com:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.office365.com:587 (STARTTLS)
→ App-Passwort nötig, 2FA muss aktiv sein.
Google Workspace / Gmail
IMAP: imap.gmail.com:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.gmail.com:465 (SSL/TLS)
→ App-Passwort nötig, 2FA muss aktiv sein.
IONOS
IMAP: imap.ionos.de:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.ionos.de:465 (SSL/TLS)
Strato
IMAP: imap.strato.de:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.strato.de:465 (SSL/TLS)
mailbox.org
IMAP: imap.mailbox.org:993 (SSL/TLS)
SMTP: smtp.mailbox.org:465 (SSL/TLS)
Fehlerbehebung
| Fehlermeldung / Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Was tun? |
|---|---|---|
Authentication failed | Falsches Passwort oder App-Passwort nötig | App-Passwort erstellen und eintragen |
Connection timed out | Falscher Server-Name oder Port | Daten beim Anbieter prüfen |
| E-Mails kommen nicht in Logensa an | „E-Mail-Verarbeitung" nicht aktiviert, oder ein Filter sortiert Mails aus der INBOX | Verarbeitung aktivieren; Filter beim Anbieter prüfen |
| Antworten werden keinem Ticket zugeordnet | Ticket-Nummer wurde aus dem Betreff entfernt | Original-Betreff beibehalten |
Wenn nichts hilft: ? → „Support & Feedback" in der App — wir richten Dein Postfach gerne gemeinsam mit Dir ein. Bitte kein Passwort per E-Mail schicken.
Geschafft!
Du hast jetzt alle vier Schritte erledigt:
- ✅ Konto registriert
- ✅ Mitarbeiter angelegt
- ✅ Zahlungsmethode hinterlegt
- ✅ E-Mail-Postfach verbunden
Du kannst Logensa jetzt produktiv einsetzen. Als Nächstes lohnt sich ein Blick auf Tickets bearbeiten — dort lernst Du alle Funktionen im Ticket kennen.