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Schritt 4: E-Mail für das Ticket-System einrichten

Hier verbindest du einmalig euer E-Mail-Postfach (Mailserver) mit Logensa. Danach werden eingehende E-Mails automatisch zu Tickets, und eure Antworten gehen über dieses Postfach raus.

Was passiert hier eigentlich?​

  • IMAP ist der Briefträger, der Briefe holt. Damit wird aus jeder neuen E-Mail ein Ticket.
  • SMTP ist der Briefträger, der Briefe verschickt. Damit gehen eure Antworten raus.

Die Zugangsdaten für beide bekommst du von deinem E-Mail-Anbieter.

Was brauche ich dafür?​

  • Die Rolle Admin in Logensa.
  • E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort des Postfachs.
  • IMAP- und SMTP-Server mit Port, siehe Anbieter-Tabelle.

Google verlangt statt des normalen Passworts ein App-Passwort: ein Extra-Passwort nur für Logensa, das du jederzeit widerrufen kannst. App-Passwort bei Google erstellen (dafür muss die Bestätigung in zwei Schritten aktiv sein). Bei IONOS, Strato oder mailbox.org reicht das normale Passwort.

Microsoft 365 und Outlook

Microsoft erlaubt die Anmeldung per Passwort für IMAP und SMTP nicht mehr, auch nicht mit App-Passwort. Nutzt ihr Microsoft 365, melde dich beim Support. Wir helfen beim Anbinden.

So verbindest du das Postfach​

  1. Klicke auf dein Profilbild › Organisation › Ticket-Einstellungen.
  2. Klicke im Tab E-Mail-Server auf Bearbeiten.
  3. Trage die E-Mail-Adresse ein.
  4. Fülle Ausgehende Mail (SMTP) aus: SMTP-Server, Port, Benutzername (meist die E-Mail-Adresse), Passwort.
  5. Fülle Eingehende Mail (IMAP) genauso aus.
  6. Lass E-Mail-Verarbeitung aktivieren eingeschaltet. Nur dann holt Logensa E-Mails ab.
Ticket-Einstellungen › E-Mail-Server: Adresse sowie SMTP- und IMAP-Daten eintragen
  1. Klicke auf Verbindung testen. Sind SMTP und IMAP erfolgreich, klicke auf Änderungen speichern.
Verbindung testen und bei Erfolg speichern

Die Verschlüsselung leitet Logensa aus dem Port ab: SMTP-Port 465 bedeutet SSL/TLS, Port 587 STARTTLS. IMAP läuft über Port 993 mit SSL/TLS. Wichtig ist also der richtige Port.

Zum Test schickst du dir eine E-Mail an die Adresse. Kurz danach erscheint sie unter Tickets.

Gut zu wissen

Logensa holt nur ungelesene E-Mails aus dem Posteingang und markiert sie als gelesen. Beim ersten Verbinden werden also alle ungelesenen E-Mails im Posteingang zu Tickets.

Server-Daten der häufigsten Anbieter​

AnbieterIMAP (Empfang)SMTP (Versand)Passwort
Google Workspace / Gmailimap.gmail.com, Port 993smtp.gmail.com, Port 465App-Passwort
IONOSimap.ionos.de, Port 993smtp.ionos.de, Port 465E-Mail-Passwort
Stratoimap.strato.de, Port 993smtp.strato.de, Port 465E-Mail-Passwort
mailbox.orgimap.mailbox.org, Port 993smtp.mailbox.org, Port 465E-Mail-Passwort
Microsoft 365 / Outlookoutlook.office365.com, Port 993smtp.office365.com, Port 587Siehe Hinweis oben

Probleme lösen​

ProblemLösung
Test meldet AnmeldefehlerPasswort prüfen. Bei Google ein App-Passwort nutzen.
Test meldet ZeitüberschreitungServer-Adresse und Port prüfen.
Neue E-Mails werden keine TicketsE-Mail-Verarbeitung aktivieren einschalten. Prüfen, ob eine Regel beim Anbieter die E-Mails in einen anderen Ordner verschiebt.
Antwort landet in einem neuen TicketTicket-Nummer (z. B. #12) im Betreff stehen lassen.

Kommst du nicht weiter, hilft dir der Support. Schick dein Passwort nie per E-Mail.

Geschafft​

Du hast alle vier Schritte erledigt:

  1. Konto registriert
  2. Mitarbeiter angelegt
  3. Zahlungsmethode hinterlegt
  4. E-Mail-Postfach verbunden

Logensa ist startklar. Weiter geht es mit Tickets bearbeiten.