Schritt 2: Mitarbeiter anlegen

Damit nicht nur Du allein, sondern Dein ganzes Team mit Logensa arbeiten kann, legst Du als Nächstes Benutzerkonten für Deine Mitarbeiter:innen an. Jede Person bekommt eine eigene Anmeldung.

So legst Du jemanden an

1. Klicke oben rechts auf Dein Profilbild und dann auf „Organisation".
2. Wähle links den Bereich „Benutzer".
3. Klicke oben rechts auf „Benutzer erstellen" (1).

4. Fülle das Formular aus:
   • Vorname und Nachname
   • E-Mail-Adresse — das ist der Anmeldename der Person (siehe Hinweis unten)
   • Telefon (optional)
   • Passwort und Passwort bestätigen — das Start-Passwort der Person
   • Rolle — Benutzer oder Admin (siehe unten)
   • Abonnement-Plan — Verwaltungsuser oder Chat-Benutzer (siehe unten)
   • Optional: „Passwortänderung beim ersten Login erforderlich" — die Person muss sich beim ersten Anmelden ein eigenes Passwort setzen. Empfohlen!
5. Klicke auf „Benutzer erstellen". Der Dialog zeigt dir vorab den Preis-Hinweis für den gewählten Plan — die Abrechnung passt sich automatisch an.

6. Teile der Person ihre Anmeldedaten mit: die Logensa-Adresse Deiner Organisation (z. B. muster-logensa.logensa.eu), ihre E-Mail-Adresse und das Start-Passwort.

Es wird keine Einladungs- oder Bestätigungs-E-Mail versendet

Du legst das Konto direkt mit einem Start-Passwort an und gibst die Zugangsdaten selbst weiter — zum Beispiel persönlich bei der Einarbeitung. Mit der Option „Passwortänderung beim ersten Login" stellst Du sicher, dass danach nur die Person selbst ihr Passwort kennt.

Muss die E-Mail-Adresse echt sein?

Nein — weil keine Bestätigungs-E-Mail verschickt wird, funktioniert die E-Mail-Adresse hier einfach als Benutzername. Das ist besonders praktisch für Mitarbeiter:innen im Außendienst oder in der Pflege, die keine dienstliche E-Mail-Adresse haben:

• Denk Dir eine nicht vergebene Adresse in einem einheitlichen Muster aus, z. B. alex@muster-logensa.de — dieses Postfach muss nicht existieren
• Die Person meldet sich einfach mit dieser Adresse und dem Passwort an

Wer?	Empfehlung
Admins	Immer eine echte E-Mail-Adresse — sonst erreichen Dich keine wichtigen Logensa-Mails (z. B. zur Freischaltung oder Abrechnung)
Verwaltung	Am besten ebenfalls echt — dann funktionieren Komfort-Funktionen wie „Passwort vergessen" (eigenständiges Zurücksetzen per E-Mail) und E-Mail-Benachrichtigungen
Pflege / Außendienst (z. B. Chat-Benutzer)	Ausgedachte Adresse als Benutzername reicht völlig. Passwort vergessen? Dann setzt Du es als Admin einfach über das ⋯-Menü zurück.

vorsicht

Verwende für ausgedachte Adressen keine fremden echten Domains (z. B. nicht @gmail.com) — nimm ein eigenes Muster wie im Beispiel oben, damit keine E-Mails versehentlich an Fremde gehen könnten.

Welche Rolle soll ich auswählen?

Rolle	Was kann die Person?
Admin	Alles: Benutzer verwalten, Organisationseinstellungen ändern, Abrechnung einsehen. Nur für Personen, denen Du voll vertraust.
Benutzer	Mit Logensa arbeiten (je nach Plan) — aber keine Organisationseinstellungen ändern und keine Rechnungen sehen. Die richtige Wahl für die meisten Mitarbeiter:innen.

Welchen Plan soll ich auswählen?

Der Plan bestimmt, welche Module die Person nutzen kann — und was sie pro Monat kostet:

Plan	Module	Typische Nutzung
Verwaltungsuser	Alle Module: Tickets, Aufgaben, Formulare, Kalender, Wiki, Kontakte, Chat, Dashboard	Verwaltung, Leitung, Büro
Chat-Benutzer	Nur Chat	Pflegekräfte, die unterwegs nur die Team-Kommunikation brauchen
Kein Plan	Nur Anmeldung und persönliche Einstellungen	Konto vorübergehend ohne Funktionen

Die aktuellen Preise pro Nutzer:in und Monat siehst Du direkt in der App im Bereich Abrechnung.

tipp

Im Zweifel klein anfangen: Du kannst den Plan jederzeit über das ⋯-Menü → „Plan ändern" anpassen — die Änderung gilt sofort.

Benutzer verwalten — Schritt für Schritt

Alles Weitere passiert über die Benutzerliste: „Benutzer erstellen" (1) kennst Du schon; das ⋯-Symbol (2) neben jeder Person öffnet das Verwaltungsmenü.

Passwort einer Person ändern

Wenn jemand sein Passwort vergessen hat:

1. ⋯-Menü der Person → „Passwort zurücksetzen"
2. Neues Passwort und Bestätigung eintragen
3. Empfohlen: Häkchen bei „Passwortänderung beim nächsten Login erforderlich" — die Person setzt sich danach selbst ein neues Passwort
4. „Passwort zurücksetzen" klicken und das Passwort sicher übergeben (nicht per E-Mail!)

Plan einer Person ändern

Wechselt jemand z. B. von der Pflege in die Verwaltung:

1. ⋯-Menü → „Plan ändern"
2. Neuen Plan wählen: Verwaltungsuser, Chat-Benutzer oder Kein Plan
3. Speichern — die Änderung gilt sofort, die Abrechnung passt sich automatisch an

Rolle oder Daten einer Person ändern

1. ⋯-Menü → „Bearbeiten"
2. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon anpassen — oder unter Rolle zwischen Benutzer und Admin wechseln
3. „Änderungen speichern"

Hinweis

Deine eigene Rolle kannst Du nicht ändern — sonst könnte sich die Organisation versehentlich selbst aussperren.

Weitere Einträge im ⋯-Menü

• App-Zugriff — steuert, ob sich die Person in der Logensa-App anmelden darf
• Löschen — entfernt das Konto endgültig. Die Person kann sich nicht mehr anmelden; ihre bisherigen Tickets, Aufgaben und Nachrichten bleiben erhalten.

Mitarbeiter:in verlässt das Team?

Setze die Person zunächst auf „Kein Plan" — so kann sie sich nicht mehr produktiv anmelden, verursacht keine Kosten mehr und Du behältst die Nachvollziehbarkeit. Endgültig löschen kannst Du das Konto später immer noch.

Und jetzt?

Im nächsten Schritt hinterlegst Du eine Zahlungsmethode, damit Dein Logensa-Zugang nach der kostenlosen Testphase nahtlos weiterläuft → Schritt 3: Zahlungsmethode hinterlegen