Schritt 2: Mitarbeiter einladen

Damit nicht nur Du allein, sondern Dein ganzes Team mit Logensa arbeiten kann, lädst Du als nächstes Deine Mitarbeiter:innen ein. Jede eingeladene Person bekommt eine eigene Anmeldung.

Was ist ein Team-Mitglied?

Ein Team-Mitglied ist jede Person, die in Deiner Organisation mit Logensa arbeiten soll — z. B. Kolleg:innen, die Tickets bearbeiten, Termine eintragen oder im Chat antworten. Du legst für jede Person fest, was sie sehen und tun darf.

So lädst Du jemanden ein

1. Klicke oben rechts auf Dein Profil-Bild und dann auf „Organisationseinstellungen".
2. Wähle den Bereich „Benutzer".
3. Klicke auf den Button „+ Mitglied einladen".
4. Trage diese Daten ein:
   • E-Mail-Adresse der Person
   • Vor- und Nachname
   • Rolle (siehe unten)
   • Lizenz — also welche Bereiche von Logensa diese Person nutzen darf
5. Klicke auf „Einladen".

Die eingeladene Person bekommt sofort eine E-Mail. Darin steht ein Link, über den sie ihr eigenes Passwort setzt und sich einloggen kann.

Welche Rolle soll ich auswählen?

Rolle	Was kann die Person?
Admin	Hat alle Rechte: Mitarbeiter einladen, Einstellungen ändern, Rechnungen sehen. Nur für Personen, denen Du voll vertraust.
Standard-Nutzer:in	Kann mit Logensa arbeiten (Tickets, Aufgaben, Chat, Kalender) — aber keine Einstellungen ändern und keine Rechnungen sehen. Das ist die richtige Wahl für die meisten Mitarbeiter:innen.

Was sind „Lizenzen"?

Mit der Lizenz legst Du fest, welche Module (also welche Bereiche von Logensa) eine Person nutzen darf:

• Chat — Nachrichten an Kolleg:innen schreiben
• Kalender — Termine eintragen und sehen
• Aufgaben — To-do-Listen und Projekte
• Tickets — Kundenanfragen bearbeiten
• Wiki — interne Anleitungen und Wissensdatenbank
• Kontakte — Kunden- und Lieferanten-Verzeichnis

Wenn Du jemandem z. B. nur Tickets freigibst, sieht diese Person die anderen Module gar nicht. So bleibt die Oberfläche aufgeräumt und übersichtlich.

tipp

Im Zweifel weniger Rechte vergeben. Du kannst jederzeit nachträglich mehr freischalten.

Rechte später ändern

Du kannst die Rolle und die Lizenzen jederzeit anpassen:

1. In der Mitgliederliste auf die Person klicken
2. Rolle und/oder Lizenz ändern
3. Speichern

Die Änderung gilt sofort.

Mitarbeiter geht — was tun?

Du hast zwei Möglichkeiten:

Aktion	Was passiert?
Deaktivieren	Die Person kann sich nicht mehr einloggen. Aber alle Tickets, Aufgaben und Nachrichten der Person bleiben erhalten.
Entfernen	Die Person wird komplett gelöscht. Daten bleiben aber im System.

Unsere Empfehlung: Deaktivieren — so bleibt nachvollziehbar, wer früher welche Tickets bearbeitet hat.

Sicherheit für Dich selbst

Jede:r Mitarbeiter:in (auch Du als Admin) kann unter Profil → Sicherheit das eigene Passwort ändern und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren. Wir empfehlen Dir das — so bist Du auch geschützt, falls jemand Dein Passwort errät.

Und jetzt?

Im nächsten Schritt hinterlegst Du eine Zahlungsmethode, damit Dein Logensa-Zugang nach der kostenlosen Testphase nahtlos weiterläuft → Schritt 3: Zahlungsmethode hinterlegen