Formulare & Checklisten-Vorlagen

Hier erstellst du Online-Formulare, z. B. einen Aufnahmebogen für Neukunden, sammelst die Antworten und pflegst Checklisten-Vorlagen für Aufgaben und Tickets.

Formular erstellen

1. Oben links Neu › Neues Formular.

Neu › Neues Formular: Titel eingeben und weiter

2. Fragen: Titel eingeben, über Feld hinzufügen Fragen ergänzen.

Ein Mehrfachauswahl-Feld mit Optionen anlegen und zum Pflichtfeld machen

3. Einstellungen: optional Logo, Bestätigungstext, Automatisch schließen am und Bei neuer Antwort benachrichtigen (Benachrichtigung in Logensa).

Logo hochladen, Schließdatum wählen und Bestätigungstext schreiben

4. Veröffentlichen: Als Entwurf speichern, Jetzt veröffentlichen oder Veröffentlichung planen, dann Erstellen.

Veröffentlichung planen, das Formular steht danach auf Geplant

Welche Feldtypen gibt es?

Kurzer Text, Langer Text, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Dropdown, Datum, Datei-Upload (bis 4 MB), Bewertung, Unterschrift (mit Finger oder Maus), Einwilligung (DSGVO) mit Link zur Datenschutzerklärung und Abschnitt (Zwischenüberschrift). Jedes Feld außer Abschnitt kann Pflichtfeld sein, Einwilligung ist es automatisch.

Über Feld hinzufügen einen Feldtyp wählen, hier Unterschrift

Einwilligung (DSGVO) mit Link zur Datenschutzerklärung

So unterschreibt jemand beim Ausfüllen mit Finger oder Maus

Zu große Dateien lehnt das Formular ab, bis 4 MB werden übernommen

Status und Mitarbeiter

Status: Entwurf (nur intern), Geplant, Aktiv (ausfüllbar), Inaktiv (keine Antworten mehr). Ein fertiges Formular schaltest du über Veröffentlichen › Jetzt veröffentlichen aktiv.

Ein Formular jetzt veröffentlichen, danach öffnet sich Formular teilen

Status und Mitarbeiter (wer im Team mitarbeiten darf) änderst du im Tab Einstellungen.

Im Tab Einstellungen den Status ändern und einen Mitarbeiter hinzufügen

Formular teilen

Im Formular ⋯ › Teilen. Wer den Link hat, kann ohne Anmeldung ausfüllen.

Über ⋯ › Teilen den Dialog Formular teilen öffnen

• Link: kopieren und z. B. per E-Mail weitergeben.

Link kopieren

• Einbetten: HTML-Code für deine Website.

Im Tab Einbetten den HTML-Code kopieren

• QR-Code: herunterladen und am Empfang aushängen.

Im Tab QR-Code den Code herunterladen

So sieht das Formular beim Ausfüllen aus:

Das Formular beim Ausfüllen, ohne Anmeldung

Antworten ansehen und exportieren

Der Tab Antworten zeigt alle Einsendungen, auch Dateien und Unterschriften.

Eine einzelne Antwort mit allen Angaben und der Unterschrift

CSV exportieren lädt alle Antworten als Tabelle.

CSV exportieren lädt alle Antworten als Tabelle

Als PDF exportieren lädt eine einzelne Antwort, z. B. für die Akte.

Eine Antwort als PDF exportieren und herunterladen

Checklisten-Vorlagen

Du findest sie links unter Checklisten-Vorlagen. Die Spalte Verwendet zeigt, wie oft eine Vorlage eingefügt wurde.

Checkliste erstellen

1. Oben links Neu › Neue Checkliste.
2. Oben den Namen der Vorlage eingeben, z. B. „Neuaufnahme Klient“.
3. Punkte eintragen, mit Punkt hinzufügen weitere ergänzen.
4. Unter Einstellungen die Sichtbarkeit wählen: Alle (ganzes Team) oder Privat (nur du). Optional eine Kategorie.
5. Speichern.

Neue Checkliste mit Punkten anlegen, Sichtbarkeit wählen und speichern

Checkliste einfügen

• Ticket: Tab Checklisten › Hinzufügen › Vorlage wählen.

Im Ticket eine Checklisten-Vorlage einfügen

• Aufgabe: bei Unteraufgaben auf Checkliste einfügen.

In einer Aufgabe eine Checklisten-Vorlage einfügen

Eingefügt wird eine Kopie. Änderungen im Ticket verändern die Vorlage nicht.