Aufgaben in Logensa
Das Aufgaben-Modul ist für interne To-dos und Projektarbeit — abgegrenzt von Tickets, die immer mit einer externen Anfrage verknüpft sind.
Faustregel: Kommt der Anlass von außen → Ticket. Kommt er von innen → Aufgabe.
Boards und Spalten
Aufgaben leben in Boards (Kanban-Stil). Links siehst du alle deine Boards; mit + legst du ein neues an.
- Spalten frei definieren — neue Boards starten mit Offen / In Arbeit / Fertig; über „Spalte hinzufügen" und das ⋯-Menü benennst du sie um oder ergänzt weitere (im Beispiel-Board wurde Fertig durch Erledigt ersetzt)
- Drag & Drop — Aufgaben zwischen Spalten ziehen
- Board-Typen: privat (nur du), öffentlich (ganze Organisation) oder benutzerdefiniert (ausgewählte Personen mit Rollen Anzeigen, Admin oder Eigentümer)
- Bereiche — gruppiere deine Boards in der Seitenleiste (z. B. „Verwaltung", „Projekte"); die Gruppierung ist nur für dich sichtbar
Aufgabe anlegen
- Board öffnen
- In der gewünschten Spalte auf „+ Aufgabe hinzufügen" klicken
- Titel eintragen — fertig. Alles Weitere ergänzt du in der Detailansicht.
Die Aufgabe im Detail
Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet die Detailansicht — Änderungen werden automatisch gespeichert („Alle Änderungen gespeichert" unten links):
Beschreibung
Formatierter Text mit Überschriften, Listen, Tabellen und Bildern — genug Platz für alles, was zur Aufgabe gehört.
Unteraufgaben (Checkliste)
Zerlege die Aufgabe in abhakbare Punkte — der Fortschritt (z. B. 2/3) erscheint direkt auf der Karte im Board. Mit „Checkliste einfügen" übernimmst du eine Checklisten-Vorlage (z. B. Einarbeitung neue Pflegekraft) mit zwei Klicks; „Unteraufgabe hinzufügen" ergänzt einzelne Punkte.
Zuweisung & Fälligkeit
Unter „Zugewiesen an" legst du die verantwortliche Person fest — sie wird benachrichtigt und sieht die Aufgabe in ihrem Board. Das Fälligkeitsdatum macht die Frist sichtbar; überfällige Aufgaben erscheinen auf dem Dashboard.
Labels
Farbige Schlagworte (z. B. MDK, Dienstplan, dringend klären) — pro Board verwaltet, ideal zum Filtern.
Anhänge
PDFs, Bilder, beliebige Dateien — einfach in den Anhänge-Bereich klicken oder Dateien hineinziehen.
Kommentare
Diskussion direkt an der Aufgabe — mit @-Erwähnungen (Person wird benachrichtigt) und Antworten. So bleibt die Abstimmung beim Thema statt im Chat verstreut.
Verknüpftes Ticket
Zeigt die Verbindung zum Ticket, aus dem die Aufgabe entstanden ist — ein Klick führt zurück zum Vorgang.
Status & mehr
Den Status wechselst du oben im Dialog (entspricht der Board-Spalte); weitere Optionen wie die Zeiterfassung findest du im ⋯-Menü.
Filtern und Suchen
Oben im Board findest du die Suche und den Filter — nach zugewiesener Person, Tags, Fälligkeit (heute, diese Woche, überfällig) und mehr.
Archivieren
Erledigte Aufgaben musst du nicht löschen:
- Aufgabe archivieren — verschwindet vom Board, bleibt aber auffindbar
- Der Button „Archivieren" oben rechts öffnet die archivierten Aufgaben — dort kannst du sie wiederherstellen oder endgültig löschen
- Auch ganze Spalten lassen sich archivieren
Board-Einstellungen (Zahnrad am Board)
Fährst du in der Board-Leiste über ein Board, erscheint ein Zahnrad — es öffnet die Board-Einstellungen mit vier Bereichen:
| Bereich | Funktion |
|---|---|
| Details | Board-Name, Beschreibung und Farbe ändern |
| Labels | Die farbigen Schlagworte des Boards verwalten |
| Mitglieder | Das Board teilen: Personen hinzufügen und Rollen vergeben (Anzeigen, Admin, Eigentümer) |
| Löschen | Board endgültig entfernen |
Boards importieren
Du kommst von einem anderen Tool? Klicke in der Board-Leiste auf + → „Board importieren":
Ziehe deine Exportdatei (JSON oder CSV, bis 20 MB) in den Dialog — Logensa erkennt das Format automatisch (Trello, Asana, Jira, Nextcloud oder generisches CSV); über das Dropdown „Quellsystem" kannst du es auch manuell festlegen. Daraus entsteht ein neues Board.
Ein Board „Verwaltung" mit den Spalten Offen / In Arbeit / Erledigt reicht oft schon: Dienstplan erstellen, MDK-Prüfung vorbereiten, Medikamentenbestellung freigeben — jede Aufgabe mit Frist und verantwortlicher Person, Details als Unteraufgaben-Checkliste.